200 Jahre KIT - Einblicke einer Insiderin
Erlebnisbericht
Was das Institut so zu bieten hat & wo Karlsruhe mit feiert!
Alina Aldinger, Eventmanagerin des KIT, öffnet in ihrem Beitrag die Tür zu einem spannenden Blick hinter die Kulissen des 200-jährigen Jubiläums. Sie berichtet aus erster Hand, wie das KIT Wissenschaft, Kultur und Teamgeist zu einem unvergesslichen Fest vereint – ein Fest, das die traditionsreiche Geschichte und den innovativen Geist der Einrichtung widerspiegelt. Mit beeindruckenden Events, kreativen Highlights und bewegenden Momenten wird deutlich, wie sich das KIT über zwei Jahrhunderte hinweg entwickelt hat und welche Visionen die Zukunft bereithält. Alina nimmt euch in die facettenreiche Jubiläumswelt des KIT mit und erzählt davon, was dieses außergewöhnliche Jubiläum so einzigartig macht.
2025 ist ein besonderes Jahr für Karlsruhe: Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) feiert sein 200-jähriges Bestehen! Zwei Jahrhunderte voller Innovationen, Forschung und kluger Köpfe, die die Welt geprägt haben. Dieses Jubiläum wird mit zahlreichen Veranstaltungen gefeiert – und ich feiere nicht nur mit, sondern bin mittendrin und gestalte aktiv die Events im Organisationsteam.
Vom Hörsaal zur Projektleitung
Das Projekt "200 Jahre KIT" startete 2020, ich kam 2023 nach meinem Studienabschluss an der DHBW Ravensburg mit Praxispartner KIT/Veranstaltungsmanagement dazu, bzw. wurde von meiner Abteilung übernommen. Also verwandelte ich mich in Windeseile von der Studierenden zur Projektleiterin und stand vor einem Berg voller Verantwortung. Das bedeutete: Konzepte erstellen für Jubiläumsveranstaltungen, mit dem Team spiegeln, Termine planen, Ansprechpersonen kennenlernen und Locations buchen. Doch das war nur der Anfang. Monatelange Koordinationsarbeit, Absprachen mit Dienstleistern und ein eng getakteter Zeitplan bestimmten nun den Alltag und tun es noch.
Ein gelungener Auftakt mit kleinen Hürden
Der Auftakt zum Jubiläumsjahr begann mit dem feierlichen Neujahrskonzert der KIT-Philharmonie im Audimax – eine Herausforderung, aber auch eine einmalige Erfahrung, Koordination Programmheft, Plakat, Deko, Catering und Einladungen an VIPs – auch eine kleinere Veranstaltung hält viele Aufgaben bereit. Sei es auch nur eine vom Regen zusammengeklebte Fahne, die erstmal nicht am Masten wehen wollte. Nach dem dennoch gelungenen Start gab es nur noch einen Fokus: Der Festakt, ein Höhepunkt des Jubiläumsjahres.
Der Festakt – ein Meilenstein mit Adrenalin
Schon rund eineinhalb Jahre vorher waren die Vorbereitungen gestartet, insgesamt mehrere hundert Menschen waren in irgendeiner Form an der Organisation der Veranstaltung beteiligt, letztendlich haben wir 2000 Gäste in der Schwarzwald- und Gartenhalle erwartet – und die sind auch tatsächlich gekommen. Unsere Nerven wurden kurz vor der Veranstaltung durch angekündigte Protestaktionen und eine verschärfte Einlasskontrolle erschwert. Eine Bühnenpräsentation, die bis kurz vor der Durchsuchung der Sprengstoffhunde samt Hallensperrung nicht laufen wollte oder kurzfristige An- und Abmeldungen hielten mich entsprechend auf Trab. Doch aller Sorgen und Bedenken zum Trotz lief die Veranstaltung komplett reibungslos und endete mit tosendem Applaus – und einem Glas Sekt mit Linda Zervakis. Bei mir und allen Teamkolleginnen und -Kollegen gab es strahlende Gesichter und es war ein Highlight, das wir für immer in unserer Erinnerung behalten werden.
Tag der offenen Tür und über 300 Programmpunkte
Im Mai steht der Tag der offenen Tür am Campus Süd des KIT an, bei dem ich das Kinderprogramm, An- und Abfahrmöglichkeiten sowie eine Science Bahn auf dem Gelände und Vortragseinreichungen koordiniere. Viele Überlegungen, Anfragen, Abstimmungen laufen, insgesamt eine riesige Teamleistung des Veranstaltungsmanagements, die über 300 Programmpunkte für rund 30.000 Gäste eventseitig betreuen müssen.
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Mein Herzensprojekt: Das Dîner au KIT
Doch damit nicht genug, kurz darauf folgt mein ganz persönliches Highlight: Das Dîner au KIT – eine Premiere am KIT mit völlig neuen Parametern und mindestens genauso viel Aufregung. Ein besonderes Event für alle Mitarbeitenden, Studierenden und Alumni des KIT, denn an einer langen Tafel wird es ein OpenAir Picknick geben. Von der Streckengestaltung, sowohl räumlich als auch programmtechnisch mit Walking Acts, hin zu Sicherheitsabstimmungen mit der Feuerwehr, dem Sanitätsdienst und der Campussicherheit, alles sollte vorab bedacht werden, damit wir einen unvergesslichen Abend am KIT erleben. Bei einer Streckentafel von über 400 Biertischen ist eine besondere Schwierigkeit mit allen Gästen zu kommunizieren und die Veranstaltung zu moderieren. Eine neue Lösung musste also her und so kamen wir nach langer Recherche auf den Anbieter LiveVoice, der, ähnlich wie bei einem Telefonanruf, an alle Gäste gleichzeitig ein Audiosignal senden kann. Das absolute i-Tüpfelchen des Dîner au KIT? Eine spektakuläre Lichtshow am Karlsruher Abendhimmel – die nicht nur eine Premiere für das KIT ist, sondern für ganz Karlsruhe. Auch hier gab es eine Menge Überlegungen: Mit wem arbeiten wir zusammen? Wie soll die Show aussehen? Und vor allem: Was wird letztendlich am Himmel zu sehen sein? Bereits jetzt laufen intensive Planungen und Absprachen für die Gestaltung des Storyboards und der einzelnen Symbolgrafiken. Umso aufregender wird es sein, am 4. Juli den Himmel leuchten zu sehen und ganz viele Menschen in Karlsruhe damit zu begeistern.
Ein festlicher Ausklang mit Weihnachtsmarkt
Zum Abschluss endet das Jubiläumsjahr mit einer besonderen Mitarbeiterversammlung. Ein kleiner Weihnachtsmarkt auf dem Ehrenhof des Campus Süd soll Studierenden sowie Beschäftigen vorweihnachtliche Freude bereiten. Ganz so einfach ist das Format allerdings nicht, denn einher gehen viele Abklärungen mit Richtlinien des öffentlichen Dienstes und der Wünsche der Anbieter.
Was bleibt: Stolz und Teamspirit
Bei all diesen großartigen Events und Herausforderungen ist und bleibt mein persönliches Highlight jedoch die Zusammenarbeit im Team. Als frischgebackene Projektmanagerin stellt mich diese Aufgabe vor besondere Herausforderungen – umso wichtiger ist es, ein großartiges Team um sich zu haben. Ein Team, auf das man sich verlassen kann, mit dem man Ideen austauschen, ehrliches Feedback erhalten und gegenseitige Unterstützung erleben kann.
Mein persönliches Fazit: 2025 wird und ist ein Festjahr für alle! Ob Wissenschaft oder Kultur, Klassikkonzert oder Großevent – das 200-jährige Jubiläum des KIT ist nicht nur ein Meilenstein für Karlsruhe, sondern auch für mich als Eventmanagerin dieses besonderen Jahres.
